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英文招投标文件的文体特征及翻译

Date:2009-3-24


国际招标投标是货物、工程或服务市场交易方式之一，现在许多国际机构、国家政府规定，凡由其提供贷款或资金、金额达到一定数额的大宗交易、大型工程或成套服务项目必须通过公开招标、投标来确定供货者、承建者或服务商。国际招标投标已成为国际贸易的主要方式之一。按照国际管理，采用招标投标方式采购货物、工程或服务时，与招标投标活动有关的文件、资料均须用英文编制，即使允许用非英语编写，也应备有英文版本。当发生意义解释分歧时以英文版本为准。因此，了解国际招标投标文件是参加国际招标投标的基础性工作，应给予足够的重视。
 
    招投标文件是招标和投标文件的简称。招标文件一般包括：投标邀请、投标须知、货物要求、技术规格、合同条款、合同格式和附件；投标文件是投标人根据招标文件的要求编制或填写的文件，它要清楚地表明投标人愿意按什么条件（须收招标文件规定的条件制约）向招标人提供服务、货物或工程和劳务。招标文件通常由投标授权书或投标资格证明文件、投标书、报价单、供货单、投标保函或投标保证金、履约担保、技术规范、技术说明书、附函等文件组成。
 
    由于合同条款、合同格式、技术规范、技术说明书的英文文体属于合同英语和科技英语讨论的范围，本文就不予以讨论；本文只讨论诸如招标邀请函、投标须知等招标投标活动中必须要编制、使用的招投标文件。此外，本文所讨论的翻译指的是英汉两种语言的翻译。
 
1、译文准确
 
译文准确是指招投标译文措辞要确切、正确，要忠实于其原意。招标投标是一种商务活动，招标投标文件从本质上说就是商务合同，翻译招投标文件必须准确。译者在落笔前应正确理解其含义，遣词造句时必须忠于原文意义，译文与原文所表达的信息要“等值”，否则，有可能造成误译，引起纠纷。
 
1.1 专业词汇
 
招标投标已成为一种通行的、具有强制性规范的贸易形式，已形成一些专业用语。其意义往往与普通词典上的释义不同，翻译时应予注意。例如：
（1）GENERAL PROCUREMENT NOTICE是指联合国《发展论坛商业版》刊登的世界银行贷款项目的总的招标通告，目的是使合格的投标商早日了解投标机会。在这里procurement不能译成“获得”，其意义是：the process of obtaining supplies of sth., especially for a government or an organization，应译为“采购”；因此，GENERAL PROCUREMENT NOTICE应译为“总采购通告”。
（2）Turnkey Contract在招标文件中指的是“总包（交钥匙）工程招标文件”而非《英汉技术词典》上的“整套承包（合同）”。
（3）prequalify在招标文件中意为“对投标人进行投标资格预审”，与此对应，to postqualify tenderers则指在没有进行投标人资格预审的情况下，在开标后对投标人进行的资格审查，可以译为：“对投标人进行资格后审。因此Prequalification of Tenderers应译成“投标人资格预审”。
Bid在英文词典里的释义为：to offer to pay a particular price for sth., especially at an auction和to offer to do work or provide a service for a particular price, in competition with other companies, etc. 看来，将其译成“投标”应该不错，但是，我们在其后的解释中发现它的同义词就是tender；而在tender项下，该词典解释到：“v. to make a formal offer to supply goods to carry out work a stated price”和“n. a formal offer to supply goods or carry out work at a stated price”，其意义也是“投标”或“标书”，在词典中“tender”后也标着SYN（同义词）为BID (idem)。笔者在许多国际招标文件中读到，“bidders”被译成投标人，“bidding documents”既有译成“招标文件”的，也有译成“标书”的，而在FIDIC Tendering Procedure中“tenderers”指“投标人”，“tender”有时指“招标”，有时又指“投标”、“投标文件”，由此看来，bid和tender在招投标活动中所表达的意义是相同的，它的确切含义应由使用者在招投标活动中所处的地位及其context来定。
 
（4）Name of company leading the joint venture，这里的“the joint venture”不是常用的“合资企业”，而是指多个投标人为了满足招标人提出的条件而暂时结成的联营体，作为单一投标人参加和履行合同，合同履行完毕即解散，各投标人所拥有的资产也补合并，因此译成：“联营体牵头公司的名称”较恰当。
 
再举几例：
 
BID SCHEDULE OF PRICES – (国产货物或已进口货物)投标价格表
BRIEF DESCRIPTION OF THE GOODS － 供货情况总表
SPECIFICATION DEVIATION FORM － 技术规格偏离表
FORM FOR BID SECURITY － 投标保证金格式
QUALIFICATION DOCUMENTS － 资格审查文件
SPECIMEN OF LETTER OF GUARANTEE FOR ADVANCE PAYMENT － 预付款保函格式
 
1．2 情态动词
 
    与所有的法律文件相同，招投标文件在情态动词的选用上很慎重。May, must ,will, shall, should各司其职，不可混淆。应该注意的是，“shall”在招投标文件中，表示强制性责任、履行义务，与中文中“应该”、“必须”的意义相同，它表示的力度比“will”要强。根据Longman Dictionary of Contemporary English，shall解释为: (formal or old-fashioned) used in official documents to show a law, command, obligation, compulsion.可见shall的这一用法较古老或者较正式，一般仅用于法律或半法律性正式文件中，含有“本条款具有法律规定的指令性和强制”之意。在招投标活动中，招标方提出要求时总是倾向于使用带有强制性含义的shall或must，而在谈到己方的义务或责任时，总是避免使用shall或must，较多选用will，should，甚至选用may，以淡化语言强度。例如：
(1) The contract will be awarded to the lowest responsive bidder complying with the conditions and specifications of the invitation for bids provided his bid is reasonable and it is to the interest of the UNFPA to accept it.
参考译文：采购合同将被授予按照招标邀请函的条件和规定作出相应且标价最低的投标人，但是规定，该投标人的标价时合理的且符合联合国人口基金的利益。
(2) The bidder shall bear all costs associated with the preparation and submission of its bid.
参考译文：投标人须承担由于编制和提交其投标书而引起的一切费用。
(3) The Bid, all correspondences and documents shall be written in the English language.
参考译文：投标书、所有往来函件和文件均须用英语语言书写。
 
    招投标文件时约定参加招投标活动的各方的权利和义务文件，使用专业用语和情态动词旨在明确约定当事人的权利和义务。我们在翻译时，首先要了解其语境，了解其特定含义，选择或创制能准确反映其特定含义的词语转达其原意，以免误译。

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2. 译文严谨
 
    招标投标是一种商务活动，招标文件是买方发出的询盘，具有邀请要约性质；而投标文件是卖方报出的实盘，一旦被对方接受就具有约束力，而且招标投标是一次性成交，投标人不能与招标人讨价还价。无论是招标文件还是投标文件在实质上都属于经济合同，属于法律语言范畴，行文要严谨，其译文也必须严谨。
 
2.1.用词严密
 
招投标文件是商务文件，其措辞力求规范、严密，要避免因词意不确定、多义而引起误解。翻译招投标文件时，应注意其多用正式词语和词语并列的特点并在译文中作恰当处理。
 
2.1.1 多用正式词语
 
招投标文件中，常常用正式词语，复合短语替代被许多英语作家推荐使用的简单介词、连词，如用along the lines of 代替like，用for the purpose of 代替for； 用正式、古旧的词汇替代常用词，这样使招投标文件显得正式、严谨。例如：
 
（1）修改文件将以书面形式通知所有购买招标文件的未来投标人。未来投标人应立即以书面形式确认已收到该修改文件。
参考译文：The amendment will be notified in writing to all prospective Bidders who have purchased the Bidding Documents. The prospective Bidders shall promptly acknowledge receipt thereof by fax/telex to AHTC.
（2）ii. in the event of acceptance of the Tender by the Authority, the date upon which the Tenderer provides a performance security to the Authority in accordance with the terms of the contract thereby made between them, or
参考译文：ii. 在当局棘手了某个投标书的情况下， 该投标人按双方签订的合同条件向当局提交履约保证的日期。
 
2.1.2 词语并列
在招投标文件中有词汇并列的情况（juxtaposition），同（近）义词或相关词往往由and或or连接使用，例如：stipulations and provisions, complaints and claims, furnish and provide, fulfill or perform, null and void, in full force and effect等，这种词汇并列使用一是通过两个或多个词汇的共同含义来限定其唯一词义，从而排除了由于一次多义可能产生的歧义，体现招投标文件严谨；二是通过两个或多个词语的并列来体现招投标文件古雅、正式。例如：
(1) Such consequences would normally be that the contract is declared null and void and the contractor forfeits his tender security.
参考译文：此类后果常常是，合同被宣布无效，以及承包商的投标保证金将被没收。
(2) 原文：投标文件的澄清招标中心可以请投标人澄清其投标内容。提出澄清的要求与答复均应是书面的，但不得要求改动价格或对投标内容进行实质性修改。
原译文：To assist in evaluation, the tendering center can ask the Bidders for explanation of their documents. The answer can be in written but cannot change its price and content in substance.
 
译文通顺，也转达了文件的意思。但是，其措辞不符合招投标文件的要求。一个“evaluation”显得过于单薄，难以表现出评标时评委们审阅、斟酌和比较各竞标方案的过程，“explanation”在文体上也没有“澄清”正式，而“can be”则有“可以为之，也可以不为之”的意思，语气较“应是”弱的多，“in written”有语病。
 
笔者试译：Clarification of Bids To assist in the examination, evaluation and comparison of Bids, the Tendering Center may ask bidders for clarification and the response shall be in writing and no change in the prices or substances of the bids shall be sought or offered.
 
2.2 结构严谨
 
招投标文件的句法特点是结构复杂，强调句意完整严密，而不去关心简洁、简练；招投标文件多用陈述句、长句、圆周句，少用省略句，以防出现歧义。
 
2.2.1 多用陈述句
 
英语句子类型的表意功能各不相同，招投标文件对句子类型的选择存在着明显的倾向性。由于需要准确客观地陈述，规定各方当事人的权利与义务，招投标文件对句子类型的选择存在着明显的倾向性。由于需要准确客观地陈述、规定各方当事人的权利与义务，招投标文件中陈述句的使用频率比较高。陈述句用于阐述、解释、说明、规定和判断，语言显得比较客观、平实。例如：
 
All bids are to be validly received by China National Machinery Import & Export Corporation before 10:00 a.m. on the specified opening date at the address below. Bids will be opened at 10:30 a.m. December 20, 2001 (Beijing time).
参考译文： 所有投标书须于规定的开标日当天上午10点之前送达位于下列地址的中国机械进出口总公司并被有效地接受。所有投标书将于背景时间2001年12月20日10：30被启封。
 
2.2.2 多用长句
 
与普通英语相比，英文招标文件的句子较长，结构也复杂得多。使用长句可以准确界定参加招标投标各方的权利与义务，排除被曲解、误解或出现歧义的可能性。招投标文件中的状语（从句）和定语（从句）等附加成分不仅多，而且常居于显著的位置，对主句意义进行解释、限制或补充，这样使招标投标文件逻辑严谨、文风庄严，也可以对各方履行权利与义务的条件、方式、地点以及时间等进行限制，从而使招投标文件不留漏洞，避免今后可能发生的争端，以维护各方的利益。例如：
 
The tenderer should be informed that, if he has delivered, posted or dispatched his tender prior to the formal submission date he has the right to modify or make corrections to it, provided that any such modifications or corrections are received by the employer/engineer in writing prior to the time specified for submission of tenders. The original tender thus modified or corrected would then be considered as the official tender.
参考译文：应通知投标人，如果他在正式的提交日之前递交、邮寄或发送了他的投标书，他有权对其做出修改或更正，但规定，关于任何此类修改或更正，投标人必须使雇主/工程师在规定的投标书提交日期之前收到书面文本。如此修改或更正后的投标书正本即被认为是正式的投标书。

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上句保函三个从句，该句虽然规定投标人有权修改他发出的标书，但是他的这一权利受到“如果他在正式的提交日之前递交、邮寄或发送了他的标书”和“但规定，关于任何此类修改或更正，投标人必须使雇主/工程师在规定的投标书提交日期之前收到书面文本”两个状语从句的限制，从而使招标人的责任大为减轻。
 
2.2.3 多用圆周句
 
招投标文件多用书面语，其信息焦点需借助语言成分的安排予以表示，原则就是末尾着重（end-weight），既把句子里较有分量的成分放在句末，形成一种“高潮”或悬念，用以加强语气，使句子显得生动有力，这就是文体学上说的“圆周句”。 此外，招投标文件中有的英语从句较长，而避免产生头重脚轻的感觉，也需要将主句至于句尾，这是招投标文件常使用圆周句的另一原因。例如：
 
If the lowest evaluated tender as clarified still contains deviations which are unacceptable to the employer/engineer, the tenderer should be notified and given the opportunity of withdrawing such deviations in writing. The tenderer may do so only if he confirms in writing that the withdrawal makes no change to the tender price. If no such confirmation is received the tender should be rejected and the next lowest evaluated tender as clarified should be considered, and so on.
 
参考译文： 如果评定的报价最低的投标书在澄清后仍包含有雇主/工程师不能接受的偏差，则应通知投标人，给予其书面撤回此类偏差的机会。只有在投标人书面确认撤回偏差，并不对标价做出修改，他才真的撤回了偏差。如果雇主/工程师没有受到此类确认，则将该标书拒绝，而考虑下一个在澄清文体后被评为报价最低的投标书，依此类推。

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